Ex s výhodami: třetina zaměstnanců má stále přístup k souborům na bývalém pracovišti. Firmy se vystavují zvýšenému riziku ztráty dat, když se nevěnuji dostatečně aktivitám současných i bývalých zaměstnanců.
Jak prozrazuje nový průzkum společnosti Kaspersky Lab „Řešení digitálního nepořádku ve firmách“, více než třetina (33 %) pracovníků má stále přístup k souborům a dokumentům předchozího zaměstnavatele. To ohrožuje integritu dat, ale může mít pro firmy i další negativní důsledky.
Bývalí zaměstnanci mohou totiž data využít pro své účely, například na novém pracovišti. Mohou je ale také omylem odstranit nebo poškodit. V důsledku toho budou muset firmy do obnovy dat investovat čas a prostředky, které by mohly být vynaloženy efektivněji.
Každá firma se dnes potýká s velkým množstvím digitálních souborů, používá aplikace usnadňující spolupráci, online dokumenty a služby pro sdílení souborů. V takovém objemu pak může být složité sledovat, jaká data a kde jsou umístěna, kdo, kdy a jak k nim má přístup. Tato nepřehlednost „digitálního nepořádku“, však není jen organizační bolestí. Nezajištění dat v online prostoru může pro firmy představovat konkurenční nevýhodu nebo dokonce bezpečnostní hrozbu.
Riziko neoprávněného přístupu k pracovním souborům může přicházet z té nejméně očekávané strany: pracovníků, kteří již ve firmě nepracují, ale nebyl jim řádně odejmut přístup k firemnímu mailu, aplikace pro komunikaci nebo dokumentů na Google.
Znepokojivé je, že právě tímto způsobem může být ohroženo duševní vlastnictví firmy, obchodní tajemství nebo jiná chráněná a důvěrná data, která by mohla být zneužita kybernetickými zločinci nebo dokonce konkurenty. Mezi respondenty, kterých se společnost Kaspersky Lab ve svém průzkumu dotazovala, přiznalo 72 % práci s dokumenty, které obsahují různé druhy citlivých dat.
57 % zaměstnanců má v práci potíže najít potřebný dokument
Studie také zjistila, že vzhledem k digitálnímu datovému nepořádku trvá zaměstnancům mnohem déle najít správný dokument nebo data uložená na různých místech. 57 % zaměstnanců má v práci potíže najít potřebný dokument nebo soubor. Stejný počet (58 %) také používá stejné zařízení v práci I pro soukromé účely. Informace na různých zařízeních tak mohou být duplicitní nebo dokonce zastaralé, a to může při práci způsobovat zmatky a chyby.
Tento digitální nepořádek může také vést k ohrožení dat, pokud padnou do rukou třetí strany nebo konkurenta. Důsledkem pak mohou být pokuty a soudní spory s klienty kvůlli porušení dohod o mlčenlivosti nebo nařízení o ochraně osobních údajů.
O závažnosti problematiky správného nastavení přístupu zaměstnanců k jejich pracovním prostředkům svědčí i fakt, že téměř třetina (29 %) pracovníků připouští, že sdílí své uživatelské jméno a heslo s kolegy. Častým jevem v dnešní kultuře společných kancelářských prostor a týmové práce je I to, že si zaměstnanci nenastavují své osobní hranice. Se svými kolegy sdílejí vše, od kancelářských sponek, nápadů a pracovních stolů, až po svá zařízení. Neopatrné zacházení s hesly a laissez-faire postoj k citlivým firemním údajům se mohou zdát neškodné a nemusí nutně vést k jejich zneužití. Poukazuje to však na potřebu širšího vzdělávání zaměstnanců o rizicích.
Nepořádek pravděpodobně zapříčiní narušení chodu kanceláře
„Nepořádek v digitálních souborech a nekontrolovaný přístup k datům mohou někdy vést
k zneužití a kybernetickým incidentům. Ve většině případů ale pravděpodobně zapříčiní narušení chodu kanceláře, ztrátě času a energie spojené s obnovou dat. Zejména pro malé a rozvíjející se firmy, které usilují o efektivitu a konkurenceschopnost, je to velmi nežádoucí situace. Snaha o zpřehlednění, pečlivé řízení přístupových práv a používání řešení kybernetické bezpečnosti neznamená jen ochranu před kybernetickými útoky. Je to také záruka efektivního a plynulého fungování. Jen pokud jsou všechny soubory na správném místě, mohou se zaměstnanci věnovat své práci a mít k dispozici všechna data, která potřebují,“ říká Sergey Martsynkyan, vedoucí B2B produktového marketingu společnosti Kaspersky Lab.
Chcete-li zajistit, aby digitální nepořádek nekomplikoval vaše postupy zabezpečení dat, mohou vám následující kroky pomoci zvýšit přehlednost:
- Nastavte zásady přístupu k firemním datům, včetně e-mailových schránek, sdílených složek, online dokumentů: všechna přístupová práva by měla být zrušena, jakmile zaměstnanec opustí firmu.
- Pravidelně upozorňujte zaměstnance na pravidla kybernetické bezpečnosti společnosti, aby porozuměli tomu, co se od nich očekává, a stalo se to pro ně samozřejmostí.
- K ochraně firemních dat uložených v zařízeních použijte šifrování. Zálohujte data, aby byla zabezpečená a dostupná, kdyby došlo k nejhoršímu.
- Podporujte mezi zaměstannci správné zacházení s hesly, jako například nepoužívání osobních údajů nebo jejich sdílení s kolegy I mimo firmu. Také funkce Password Manager v bezpečnostním softwaru může pomoci udržet hesla a důvěrná data v bezpečí.
- Používáte-li cloudové služby, můžete si vybrat bezpečnostní řešení, které odpovídá velikosti vaší firmy: Kaspersky Endpoint Security Cloud pro malé a střední podniky, a Kaspersky Small Office Security pro podniky s méně než 25 zaměstnanci.Tyto produkty kombinují jednoduchou správu s osvědčenými ochrannými prvky pro všechna zařízení, která zaměstnanci používají.
