Ačkoliv funkce softwaru pro řízení firmy a softwaru pro řízení projektů se do jisté míry překrývají, oba typy řešení se významně liší svým účelem, prvky a způsoby použití. Abychom vám pomohli s výběrem toho nejlepšího nástroje, níže naleznete přehledné porovnání nejlepších nástrojů pro efektivní řízení firmy a projektů.
Co mé firmě nabídne software pro řízení firmy?
Software pro řízení firmy, je integrovaný informační systém, který slouží k řízení různých procesů v podniku. Kvalitní podnikový informační systém spojuje různé oddělení a týmy ve firmě a poskytuje jim možnost sdílet informace a komunikovat spolu efektivněji. Jedná se o komplexní firemní řešení, které propojuje obchodní procesy s řízením procesů, projektů, zakázek, správou finančních operací či řízením zaměstnanců.
Výhody zavedení softwaru pro řízení firmy
Zavedení celistvého systému pro řízení firmy přináší mnoho výhod. Zlepšuje efektivitu a produktivitu firmy, snižuje náklady na správu firemních procesů a umožňuje vyhnout se běžným chybám v řízení firmy. Dále umožňuje firmám snadno monitorovat a řídit všechny aspekty jejich podnikání a poskytuje jim lepší přehled o aktuálním stavu firmy (co se zakázek a financí týká). Také umožňuje firmám snadněji se přizpůsobit měnícím se podmínkám na trhu a zlepšit svou konkurenceschopnost. Zde jsou další výhody, které můžete zavedením takovéhoto systému získat:
- Lepší organizace a systematizace obchodních operací a procesů – všechny nebo téměř všechny procesy se řídí z jedné platformy, která usnadňuje organizaci.
- Automatizované workflow – ušetříte čas a omezíte chyby s automatizací některých pracovních postupů (např. vytváření úkolů, projektů, vystavování faktur atd.).
- Lepší přehled – v malých firmách zpravidla neexistují samostatná oddělení pro sledování všech aspektů. Konsolidovaný firemní systém vám umožní informovanější rozhodování a poskytne komplexní přehled o celé firmě.
- Vylepšení komunikace a spolupráce – systém vám umožní sdílení informací a podkladů v reálném čase.
- Škálovatelnost – software je dostatečně flexibilní a škálovatelný, aby mohl růst společně s vaší firmou, jeho využívání měníte dle vašich potřeb.
- Lepší ukládání a správa dokumentů – při ukládání dokumentů a podkladů v cloudu, k nim budete mít přístup odkudkoliv, což je výhodné i při práci mimo kancelář.
- Nákladová efektivita – díky omezení ruční práce a zefektivnění procesů, omezíte výrazně náklady. Často se také zbavíte vícera systémů, které spolu nemusejí komunikovat, a navíc je platíte každý zvlášť.
- Zlepšené vztahy se zákazníky – integrované CRM funkce propojené s další agendou (např. s projektovým řízením) pomáhají udržovat dobré vztahy se zákazníky a mít kompletní informace o nich, což je základní předpoklad každé úspěšné firmy.
Klíčové vlastnosti softwaru pro řízení firmy
Software pro řízení firmy vám umožní zefektivnit procesy, šetřit čas a zvýšit efektivitu, sledovat výkonnost zaměstnanců, zvýšit angažovanost zákazníků a vylepšit ziskovost. Na co dále se u softwaru zaměřit? Řízení cash flow a firemních financí, řízení rozpočtů, fakturace, reporting, řízení projektů, sledování času a výdajů na projektech, řízení vztahů se zákazníky, řízení týmů a dalších zdrojů, automatizace procesů a pracovních postupů či správa objednávek.
Jaký je nejlepší software pro řízení firmy?
Na trhu existuje mnoho firemních informačních systémů, které nabízejí různé funkce a vlastnosti. Je důležité vybrat si software, který nejlépe vyhovuje potřebám vaší malé firmy a zároveň umožňuje efektivní řízení firemních procesů, které jsou pro vás adekvátní.
Ze zahraničních řešení např. Netsuite, Dynamics 365 nebo Scoro.
Z českých řešení je pro malé a střední firmy ideální Caflou. Jedná se o komplexní a přitom intuitivní řešení pro řízení firmy pro malé a střední firmy, které pokrývá řízení celé firmy, týmů, projektů i vztahů se zákazníky v kombinaci s rozsáhlými funkcemi pro řízení financí, rozpočtů a cash flow.
Co mé firmě nabídne software pro řízení projektů?
Software pro řízení projektů je nástroj, který umožňuje projektovým manažerům a týmům snadno plánovat, koordinovat a monitorovat všechny aspekty projektu. Takový software často obsahuje funkce pro plánování projektů, správu úkolů, sledování progresu, alokaci zdrojů a další důležité funkce pro řízení projektů.
Výhody pořízení softwaru pro řízení projektů
Jednou z hlavních výhod je zlepšení efektivity a produktivity projektového týmu. Software pro řízení projektů umožňuje projektovým manažerům lépe monitorovat vývoj a progres projektu a plánovat a přidělovat zdroje podle potřeby. Také umožňuje týmům lépe spolupracovat a komunikovat, což může vést k lepšímu a rychlejšímu výsledku projektu.
Zavedením nástroje pro řízení projektů můžete jednoduše plánovat a rozvrhovat projektové aktivity, snadno zadávat úkoly a odpovědnosti. Jistotou bude lepší komunikace mezi jednotlivými členy týmu, sdílení dokumentů a podkladů, budete mít lepší přehled o celkovém průběhu projektu.
Klíčové vlastnosti softwaru pro řízení projektů
Klíčové funkce software pro řízení projektů zahrnují plánování projektů (rozsah, časový plán, delegování apod.), správu úkolů, sledování progresu, alokaci zdrojů a komunikaci. Jaké jsou tedy hlavní funkce nástrojů pro řízení projektů?
- Plánování projektů v čase – vytvoření časového harmonogramu pro každý projekt včetně alokace zdrojů.
- Reporting a sledování projektů – přehledné reporty vám umožní zjistit, jak daleko má tým od dokončení práce nebo kolik času zbývá do termínu.
- Sledování času a nákladů projektu – členové týmu mohou zaznamenávat čas strávený na jednotlivých úkolech, který lze poté porovnávat s rozpočtem projektu.
- Spolupráce – v reálném čase vidíte stav projektu, i kdo na něm pracuje.
- Upravitelné šablony – využití šablon pro řízení projektu je vhodné pro úsporu času.
- Sdílení souborů – podklady a dokumenty můžete nahrát odkudkoli, máte tak jistotu, že kolegové mají aktuální verzi dokumentu.
- Řízení úkolů – projekty lze rozdělit na menší část (úkoly) a ty rozdělit členům týmu, postupným plněním úkolů a hlídáním termínů dojdete efektivně k dokončení celého projektu.
Nejlepší software pro řízení projektů
Existuje mnoho nástrojů pro řízení projektů na trhu a volba nejlepšího závisí na potřebách a požadavcích vašeho týmu a projektu. Vybírat můžete ze základního řešení, které obsahuje jen jednoduché funkce (např. Trello, Basecamp). Ovládání je snadné, intuitivní a hodí se pro jednoduché projekty a malé týmy.
Softwary pro řízení projektů se středním rozsahem funkcí už nabízejí pokročilejší funkčnost, jako je řízení složitějších projektů, u kterých např. potřebujete sledovat vytížení zdrojů nebo závislosti úkolů. Samozřejmostí je efektivní komunikace, sledování času stráveného na úkolech, reporting. Příkladem může být Asana nebo Wrike.
Komplexnější systému nabízí ještě širší spektrum funkcí, jako jsou vazby projektů na vztahy se zákazníky (CRM), sledování ekonomických faktorů projektu (rozpočty, výdaje, ziskovost), automatizace procesů, projektová fakturace apod. Vhodnou volbou pak může být Zoho Projects, Jira Software nebo Caflou, které dokáží spravovat komplexnější projekty a to třeba i ekonomicky.
Je důležité provést důkladnou analýzu vašich požadavků na software pro řízení projektů a zvážit všechny dostupné možnosti před výběrem toho nejlepšího systému pro váš tým.
Jako jsou hlavní rozdíly mezi softwarem pro řízení firmy a softwarem pro řízení projektů?
Software pro řízení firmy se zaměřuje na správu různých aspektů firmy, jako jsou finance, fakturace nebo cash flow, skladové hospodářství, řízení týmu, reporting, vztahy se zákazníky atd. Takový systém pomáhá řídit a koordinovat všechny tyto oblasti podnikání, zlepšuje účinnost a produktivitu firmy a umožňuje snadnější řízení všech činností firmy.
Implementace řešení pro řízení firmy, které odpovídá specifickým potřebám společnosti, přinese do firmy mnoho pozitiv – zvýšení celkové efektivity a produktivity firmy i projektů, omezení chyb, díky systému „vše v jednom“ eliminujete problémy s kompatibilitou vícera systémů, ušetříte náklady, protože platíte jen za jeden systém, celkové zefektivnění procesů a zvýšení produktivity zaměstnanců a s tím spojená spokojenost zákazníků.
Software pro řízení projektů se zaměřuje na plánování, koordinaci a sledování progresu projektů. Takový software pomáhá organizovat úkoly, termíny, členy týmu, zdroje nebo náklady projektu, což umožňuje lepší koordinaci a úspěšné dokončení projektů včas a v rámci rozpočtu. Projektové řízení se zabývá projektovými činnostmi individuálně, včetně plánování a zadávání úkolů, termínů a odpovědnosti za ně. Software pro řízení projektů přináší lepší týmovou spolupráci, plánování a rozvrhování projektových prací, což je nezbytné pro úspěšné dokončení projektu.
Závěr: Který software byste si měli vybrat?
Výběr softwaru závisí na konkrétních potřebách vaší firmy. Pokud potřebujete software, který vám pomůže spravovat různé oblasti vaší firmy, jako jsou finance, vztahy se zákazníky, skladové hospodářství, řízení týmu atd., měli byste zvážit komplexnější firemní systém. Pokud potřebujete software, který vám pomůže plánovat, koordinovat a řídit projekty, měli byste zvážit software pro řízení projektů.
Vždy je důležité zvážit několik faktorů, jako jsou cena, dostupné funkce, uživatelské rozhraní, podpora zákazníků a další faktory, předtím než se rozhodnete pro konkrétní software. Měli byste také zvážit, jak moc je software přizpůsobitelný a jak moc bude vyhovovat potřebám vaší firmy v budoucnosti. Je dobré provést důkladný průzkum trhu, zhodnotit všechny nabízené funkce a porovnat je s vašimi konkrétními potřebami, abyste mohli vybrat ten nejlepší software pro vaši firmu. Ideální je vyzkoušet vybraný nástroj také jako free nebo trial verzi, abyste si ho vyzkoušeli, než se upíšete na delší dobu.
Potřebuje řídit firmu i projekty? Sofistikované softwarové řešení, jako je Caflou, vám pokrývá procesy firemního řízení i procesy řízení projektů. Pomůže vám sledovat všechny projekty, úkoly a termíny tak, aby vše probíhalo hladce a efektivně a zároveň mít přehled o zákaznících, firemních i projektových financích, zjednodušovat si práci automatizacemi nebo reportovat.
